viernes, 9 de mayo de 2014

Aspectos estratégicos y operativos que deben ser considerados en el proceso de cambio hacia el software libre (II)


Punto de partida


El punto de partida de cualquier proceso de análisis previo a una migración tiene como principales fuentes de conocimiento:
  1. Los objetivos y motivaciones de los responsables político/tecnológicos de la AA.PP.
  2. La documentación existente sobre procedimientos, herramientas, infraestructura, recursos, descripción y relación con proveedores, perfiles, servicios que se prestan, tanto internos como externos...
  3. La "realidad" de
    1. Los responsables técnicos de la AA.PP.
    2. Los "power users" o prescriptores.
    3. El usuario no técnico.
    4. El servicio que se presta.
  4. Experiencias previas en transformaciones tecnológicas si la hubiere.

La disponibilidad de una documentación veraz y actualizada constituye un factor determinante en cualquier proceso de migración. No sólo facilita la definición del Estado del Arte, ahorrando costes y acelerando el proceso en sí, sino que establece un punto de referencia sobre el que basar cualquier análisis objetivo posterior. Por tanto, representa el principal punto de apoyo del cliente (la AA.PP.) frente al proveedor de servicio, al menos en este punto.

Así pues, el principal esfuerzo de los técnicos y responsables tecnológicos de la propia AA.PP. en este punto inicial debe ser:
  • Actualizar y, si es posible, ampliar la información existente sobre los sistemas de información y su uso por parte de trabajadores públicos y cuidadanos.
  • Recopilar información relacionada con procesos de transformación tecnológica experimentados con anterioridad.
  • Recopilar información sobre la relación de la AA.PP. con proveedores de servicios que puedan ser afectados por la migración de manera directa o indirecta.
  • Recopilar información orientada a facilitar el proceso de toma de datos.

Si la documentación disponible no es completa o se encuentra desactualizada, mi recomendación es que se separe la generación/actualización de esta información del propio proceso de identificación del Estado del Arte. Deben ser fases diferentes del proyecto o incluso proyectos diferentes. Uno alimenta el otro.

Proceso a seguir para el establecimiento del Estado del Arte


La fotografía a tomar tendrá como referencia el concepto de perfiles/personas. Definir esos perfiles debe ser el primer objetivo de esta fase del proyecto. Una vez descritos, se particularizarán para cada usuario. A partir de esos perfiles y teniendo en cuenta información adicional relevante, se establecerán los diferentes escenarios de migración.

Así pues, el Estado del Arte se define en base a escenarios de migración.

Para definir los perfiles/personas, es necesario entender qué inputs son necesarios. En general son los siguientes:
  • Puesto/servicio que presta (procesos)
  • Conocimientos técnicos
  • Interacción con aplicaciones y servicios
  • Equipamiento que utiliza
  • Datos

Para cada usuario, debe obtenerse información correspondiente a cada una de estas áreas. La información obtenida necesita ser procesada para que sea manejable. Tras un proceso de abstracción (análisis), se podrán definir las personas/perfiles significativos.

Esta abstracción/generalización nos permitirá escalar el diseño del proceso de migración e ir adelantando algunas otras fases del proyecto, como la identificación de herramientas libres candidatas, planes de comunicación o formación...

Con el fin de definir los escenarios de migración, es importante definir primero las interacciones intra/inter personas/perfiles. Es decir, cómo interactúan a través de los sistemas de información.

Este estudio debe llevarnos a un proceso de ajuste o redefinición de los perfiles/personas (personas canónicas). Una vez hemos los hemos definido de manera definitiva, debemos individualizarlos, es decir, asegurarnos de que ajustamos los perfiles a cada uno de los participantes en el proceso (humanización de los perfiles).

Tomando en consideración datos adicionales como la infraestructura disponible, los servicios que se prestan, la estructura organizativa de la propia AA.PP., aspectos logísticos etc., se definirán los escenarios de migración. Idealmente, cada escenario de migración deber estar definido como una unidad independiente desde el punto de vista del proceso de migración.

Los escenarios de migración, por tanto, están basados en:
  • La obtención de los diferentes perfiles/personas.
  • El estudio de las interacciones entre los diferentes perfiles/personas.
  • Recursos (sistemas de información).
  • Servicios que se prestan en el momento previo a la migración.
  • Prioridades estratégicas y operativas.
     
    Este post es el segundo de una serie de tres. Puedes acceder a los demás aquí:
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